Wszystkie przedsiębiorstwa są zobowiązane przestrzegać odpowiedniej kolejności oraz ciągłości numeracji faktur. Mimo staranności, czasami zdarza się pominięcie jednego z numerów faktur z powodu błędów systemowych lub nieuwagi podczas procesu fakturowania.
Ważne zasady numeracji faktur
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje dokument. Numeracja musi być ciągła i umożliwiać jednoznaczną identyfikację faktury. Nie ma jednoznacznej definicji słowa „kolejne” ani precyzyjnych wytycznych co do rozpoczęcia numeracji faktur. Dyrekcja Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja z dnia 10 listopada 2016, nr 2461-IBPP2.4512.749.2016.1.IK) wyjaśnia, że numeracja może rozpoczynać się od dowolnego numeru, pod warunkiem, że zachowana zostanie ciągłość numerów i możliwość identyfikacji dokumentu.
Podatnicy często korzystają z osobnej serii numeracji dla faktur dotyczących danej sprzedaży. Jednak kolejność wystawianych faktur w ramach takiej serii musi być zachowana w sposób chronologiczny.
Zmiana numeracji faktur w trakcie roku
Zgodnie z przepisami, podatnik może zmienić sposób numeracji faktur w trakcie roku. Potwierdza to także stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z dnia 27 października 2016, nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO). Ważne jest, by zmiana numeracji nie wpłynęła na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu.
Postępowanie w przypadku luki w numeracji faktur
Brak jednoznacznych wytycznych co do postępowania w przypadku luki w numeracji faktur powoduje, że praktyką jest sporządzenie oświadczenia wyjaśniającego przyczyny powstania luki. Oświadczenie to jest następnie dołączane do dokumentacji podatkowej.
Warto podkreślić, że zgodnie z przepisami, w przypadku luki w numeracji faktur, nie można wystawić faktury korygującej.
Skutki luki w numeracji faktur dla odliczenia podatku VAT
Błąd w numeracji faktury popełniony przez sprzedawcę towarów lub usług nie wpływa na prawo nabywcy do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury.